Office Assistant – Front Desk
Over de firma
Lalemant is een gevestigde naam in de wereld van logistiek en transport, met een geschiedenis die teruggaat tot 1885. Als één van de oudste transportbedrijven van Europa zijn wij vandaag actief in meer dan 10 landen. Onze specialisaties? Maritiem vervoer, binnenvaart, wegtransport en onze scheepsagentuur. Wij zijn groot genoeg om alles aan te kunnen, maar klein genoeg om echt om onze mensen te geven.
Bij ons werk je niet voor een logge multinational, maar voor een familiebedrijf met internationale slagkracht. We combineren de kracht van ervaring met de dynamiek van een moderne speler in volle digitale transformatie. Onze missie: betrouwbare en efficiënte transportoplossingen bieden, van de Zwarte Zee tot de Atlantische Oceaan!
Verantwoordelijkheden
Als allround office assistant ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en medewerkers, en zorg je ervoor dat alles op wieltjes loopt binnen ons kantoor. Je combineert je rol aan het onthaal met een brede waaier aan ondersteunende administratieve en organisatorische taken. We schetsen even het volledige plaatje om een goed beeld te geven van de functie:
Jouw verantwoordelijkheden:
- Warm en professioneel onthaal van bezoekers, klanten en leveranciers, inclusief coördinatie & net houden van de vergaderzalen
- Beheer van inkomende telefonie, telefooncentrale, e-mails, postverwerking en algemene administratie
- Bestellingen & voorraadbeheer van kantoor- en marketingmateriaal, IT-materiaal, personeelsgeschenken en catering, inclusief contact met (potentiële) leveranciers voor offertes, levering & financiële administratie
- Onderhoudsafspraken coördineren (schoonmaak, herstellingen, leveranciers)
- Opvolging van allerhande contracten, overeenkomsten en verzekering gelinkt aan de gebouwen en andere facilities, in samenwerking met de facilities coördinator
- Ondersteuning van het managementteam & externe advisors (± 4 FTE’s) met agendabeheer, reisplanning- en reservaties, CRM updates, presentaties, redactie van rapporten, …
- Meehelpen organiseren van interne en externe events (verhuis, meetings, teamactiviteiten, klanten-events, …)
- Beheer en up-to-date houden van digitale systemen zoals schermen aan het onthaal & in de vergaderzalen, het CRM-programma & Officient (HR)
- Marketing: interne communicatie mee verzorgen (nieuwsbrieven, social media posts, brochures, bedrijfspresentaties, …) en templates beheren (Powerpoint, briefhoofden, visitekaartjes, algemene huisstijl, …)
- Mee nadenken over efficiëntere workflows, automatisatie en digitale tool
- Occasioneel redactiewerk NL/FR/ENG
- IT-light : eerste aanspreekpunt IT-issues
- Praktische boodschappen (Post, apotheek, …)
- HR ondersteuning : onboarding nieuwe collega’s
- Notuleren in & rapporteren over vergaderingen wanneer gewenst
- Ad hoc ondersteuning voor andere afdelingen waar nodig
- Nauw samenwerken met de facilities officer & executive assistant to the CEO.
Skills
We zoeken idealiter iemand die zich herkent in de volgende zaken:
- Proactieve en zelfstandig werker: je ziet werk, denkt vooruit en anticipeert op de noden
- Stressbestendig en georganiseerd: je werkt rustig en efficiënt
- Discreet en betrouwbaar: vertrouwelijke info is in veilige handen
- Dienstverlenende & enthousiaste mindset: haalt voldoening uit ondersteuning, stelt zich flexibel op
En op jouw CV kunnen we de volgende punten terugvinden:
- Bij voorkeur een bacheloropleiding in een administratieve richting (vb. Office Management)
- Een eerste ervaring van minimum 2 à 3 jaar in een soortgelijke functie
- Sterke talenkennis NL – ENG – FR
- Digitale reflex: snel weg met diverse computerprogramma’s,
- Vlot met courante MS office programma’s : Excel, Word, Outlook, Powerpoint
Wat bieden wij in ruil?
Bij Lalemant kom je terecht in een warme en professionele omgeving waar passie voor het vak centraal staat. Je werkt binnen een organisatie van gepassioneerde collega’s in een flexibele werkomgeving, met ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling.
- Een zeer afwisselende en uitdagende functie in een fascinerende internationale sector.
- Interne begeleiding door onze zeer ervaren collega’s en reële doorgroeimogelijkheden.
- Externe opleidingen om je nog meer te verdiepen in een bepaalde expertise.
- Een werkomgeving waar initiatief en betrokkenheid worden gewaardeerd.
- Een aantrekkelijk loonpakket met maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, multimediabudget en meer.
- Een informele werksfeer waar samenwerking en initiatief belangrijk zijn.
- De nodige flexibiliteit in je weekschema en bovenop de 20 wettelijke verlofdagen nog eens 10 extra!
Klaar om aan boord te stappen?
Stuur snel je cv en motivatiebrief naar jobs@lalemant.com en vertel ons waarom jij de perfecte match bent voor deze veelzijdige job! Wij kijken uit naar je bericht!